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Se a própria noção de papelada faz você suar frio, então as chances são de que você é mais 'enfie-o em uma gaveta e esqueça-o' tipo de pessoa do que um 'trate imediatamente e arquive' Individual.
Não se preocupe - a maioria de nós se enquadra no grupo que teme a papelada - mas, como todos sabemos, deixar de lidar com esse fluxo de correio ou armazená-lo de forma eficiente só causará estresse no futuro.
Por isso pedimos a Vicky Silverthorn, um organizador profissional, para compartilhar seu sistema de classificação de documentos à prova de idiotas conosco.
Veja como se organizar e nunca mais se surpreenda com a papelada ...
Você vai precisar
O que fazer
Passo 1: Reúna todos os pedaços de papelada da casa, de documentos que você já guardou para novas cartas que acabaram de ser colocadas no capacho.
Passo 2: Limpe um espaço grande - talvez uma mesa de jantar ou um espaço no chão, onde você pode colocar pilhas de papel sem que sejam perturbadas.
Etapa 3: Comece a classificar todos os papéis que você tem em categorias no chão. Não se deixe enganar pelo conteúdo ou classificá-lo em ordem de data neste momento; por enquanto, você está apenas categorizando tudo em pilhas organizadas (por exemplo, 'médico', 'contas', 'recibos' e assim por diante).
Passo 4: Agora é hora de trabalhar com cada pilha metodicamente. Livre-se de qualquer coisa que possa ser reciclado ou desfiadoe retire todos os itens que precisam ser 'acionados'. No final, você deve (espero) ter uma pilha muito menor.
Etapa 5: Coloque qualquer coisa que precise ser acionada na bandeja de cartas, que fica em cima do armário de arquivos. Sempre que você tiver meia hora grátis no futuro, poderá chegar a essa bandeja e começar a trabalhar com ela.
Etapa 6: Ordene os papéis restantes em ordem de data e coloque-os em uma das gavetas do arquivo. Identifique claramente o conteúdo dessa gaveta na frente do armário de arquivos.
Agora você tem um sistema muito claro de papelada quando entra em sua casa. Ele é arquivado imediatamente na gaveta correta ou entra na bandeja de 'ação' a ser tratada. Quando uma gaveta começar a ficar cheia, vá para o fundo da gaveta (onde estão os documentos mais antigos) e verifique se você ainda precisa deles.
Se houver algum documento em que você realmente precise se agarrar (um Google rápido deve ajudar com isso), considere ter uma caixa de arquivo para documentos antigos, que você pode ficar em um loft ou armário.
Dicas
- Seja realista sobre quanto tempo isso levará. Se você tiver uma grande pilha de papéis acumulados, poderá levar várias sessões ao longo de vários dias para classificar tudo. É muito melhor você levar um tempo e fazer pausas do que simplesmente entrar em pânico e desistir, porque você tenta fazer muito de uma só vez.
- Idealmente, separe uma área não perturbada para organizar sua papelada, para que você possa fazer uma pausa quando precisar e voltar a ela sem que tudo tenha sido movido. Uma mesa de jantar é ótima, por exemplo.
- Não complique demais o sistema adicionando códigos ou subcategorias de cores confusas. Tudo vai ficar demais para lembrar.
- Lembre-se de que você deseja atribuir uma gaveta para passaportes, chaves sobressalentes e assim por diante, vale a pena investir em gavetas com fechadura para fins de segurança.
- Se você tiver espaço, aguarde até classificar toda a papelada antes de comprar as gavetas. Dessa forma, você sabe exatamente qual o tamanho do arquivo a comprar (você pode comprar mais de um, se necessário!)
A partir de: Good Housekeeping UK
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