Sempre tem aquele amigo. Você sabe, aquele com 76 mensagens de voz não ouvidas, 150 textos não lidos e - gole - 15.964 emails não lidos em sua caixa de entrada. (Ou talvez esse "amigo" seja você.) De qualquer maneira, manter a caixa de entrada organizada ou até chegar ao Inbox Zero pode parecer uma façanha impossível de # adultar. Mas limpar a casa digitalmente não precisa ser sua tarefa menos favorita.
Como todos estão aplicando o Método KonMari em suas casas, contamos com alguns especialistas em produtividade para fornecer algumas dicas sobre como trazer a arte mágica de arrumar a sua caixa de entrada.
Para e-mails importantes, como itinerários de viagem, cupons e informações do proprietário que você deseja armazenar posteriormente, conecte sua conta a um aplicativo de anotações como o Evernote. "Com o email no recurso Evernote, você poderá enviar esses e-mails diretamente para notebooks como 'Próximas viagens', 'Atribuições' e 'Ofertas' ”, diz Forrest Bryant, diretor editorial da Evernote.
Odeio perder tempo arquivando e-mails recebidos? Solução fácil, diz Bryant: “Configure etiquetas inteligentes no Gmail ou regras no Outlook para classificar automaticamente os e-mails que você recebe com base no remetente ou nas palavras-chave, para não perder tempo arquivando receber e-mails nas pastas apropriadas ou procurar uma mensagem do seu chefe a partir de um mês atrás."
Se o spam estiver aumentando sua caixa de entrada, crie o hábito de cancelar a inscrição regularmente por meio de um aplicativo como Unroll.me. Você também pode cancelar a inscrição manualmente pesquisando a palavra-chave "cancelar inscrição" na caixa de pesquisa do seu e-mail. “Quando tenho cinco ou 10 minutos antes da minha próxima reunião ou estou em espera no telefone, tento cancelar a assinatura de cinco ou mais e-mails por vez, o que mantém a tarefa gerenciável ”, diz Shay Paulson, proprietário e estrategista de mídia às Merit Media.
Embora um email rápido para agendar uma reunião pareça conveniente, esses são exatamente os tipos de threads que obstruem nossas caixas de entrada. Economize tempo e evite a confusão de caixas de entrada usando um sistema de calendário on-line como Programação do Accuity ou Calendamente em vez de. “Dessa forma, você pode sincronizá-lo com seu Gmail ou calendário de trabalho e solicitar que as pessoas agendem um horário para conhecer ou conversar quando for conveniente para todos”, diz o coach de negócios Lindsey Anvik.
Quão irritante é procurar manualmente esse e-mail com as informações necessárias para realizar algo no trabalho? A Anvik recomenda reduzir cadeias de e-mail desnecessárias com sistemas de gerenciamento de projetos como Asana ou Campo de base. "Ambos têm um aplicativo e notificações, permitindo que você acompanhe facilmente projetos e clientes em um espaço sem a dor de cabeça de classificar e pesquisar na sua caixa de entrada", diz ela.
Se você está atualmente usando e-mail para colaborar com grupos ou equipes de pessoas, a Anvik diz que um aplicativo de bate-papo externo, como Skype ou Slack pode permitir que você comunique perguntas com facilidade e obtenha respostas imediatas em vez de esperar uma resposta por e-mail.
Natalie Wise, autora de “O Manual de Autodisciplina, "Tem um truque genial para obter o máximo de milhas possível da sua assinatura. "Em vez de apenas colocar seu nome e título, adicione horas de verificação de email ativas, informações comuns que você envia nos emails e a melhor maneira de entrar em contato com você", diz ela. “Tente, eu prefiro falar via texto. Sinta-se à vontade para me enviar uma mensagem de texto para obter uma resposta mais rápida. '”
Outra maneira de manter uma caixa de entrada limpa? Compartimentalize configurando quatro contas de email separadas que atendem a propósitos específicos. Organizador profissional e consultor de produtividade Josephine Page sugere um para assuntos pessoais, um para o trabalho, um para e-mails de marketing e outro para as mídias sociais. "Cada endereço de e-mail pode ser um derivado do primeiro, como" douglasP "para uso pessoal ou" douglasB "para negócios" ", diz ela. "É menos complicado revisar e executar um plano de ação para cada email se você configurar endereços de email separados".
Mesmo se você impedir que emails desnecessários cheguem à sua caixa de entrada, você não estará fora de perigo para manutenção. Justin Lavelle, diretor de comunicações da BeenVerified, diz que define uma data regular para gerenciar seus e-mails. “Escolha um horário semanal para manter sua caixa de entrada. Durante esse período, bloqueie sua agenda e silencie seu telefone. Proteja o tempo como faria em qualquer outra reunião importante e se organize ”, diz ele. "Varra o irrelevante, arquive o completo e priorize a lista de tarefas."