Enquanto você estiver ocupado tentando navegar em sua nova caixa de entrada redesenhada do Gmail, permita-nos fazer uma sugestão útil que pode melhorar a sua eficiência de comunicação profissional em dez vezes. Esqueça de tentar acompanhar uma dúzia de marcadores de e-mail de mistura e combinação. Você pode esconder efetivamente todas as mensagens recebidas em três pastas de ação. Aqui estão eles.
Obviamente, "Lixeira" é lixo e "Spam" é spam. Mas e as outras 8.000 mensagens que você parece receber todos os dias? Eles precisam ir a algum lugar, certo?
"Mais tarde"
O que você coloca nele: E-mails que exigem que você conclua uma tarefa que não pode ser executada naquele momento. As respostas rápidas às mensagens de 2 minutos ou menos devem ser feitas o mais rápido possível, mas os e-mails com respostas longas ou as mensagens solicitando que você conclua uma ação podem ficar nesta pasta até que você possa acompanhar mais tarde.
O que você faz com isso: Lembre-se, depois significa mais tarde; todo esse sistema falhará se você não acompanhar esta pasta. Sempre que você tiver 20 minutos de folga ao longo do dia, verifique com o rótulo "Mais tarde" e acompanhe as ações e respostas que adiar.
"Aguarde"
O que você coloca nele: Mensagens e threads com uma janela estreita de utilidade. Tópicos de colegas de trabalho em projetos em andamento podem ser lançados aqui, assim como e-mails com números de confirmação ou códigos de rastreamento.
O que você faz com isso: Você está escondendo tópicos aqui porque precisará de acesso fácil a eles por pelo menos um pouco, para que possa aparecer aqui para encontrar as informações necessárias. Mas você precisa limpar isso regularmente - talvez uma vez por semana, mais ou menos? - para manter tudo fresco e organizado. As mensagens passam da pasta "Em espera" para "Lixeira" ou para a próxima opção…
"Arquivo"
O que você coloca nele: Esta é sua biblioteca de email de longo prazo. Se um email contiver algo que você conhecer você precisará muito mais tarde, como as informações de login do fórum da web ou os arquivos finais de um projeto concluído há muito tempo, agrupá-lo aqui para referência futura.
O que você faz com isso: Deixe em paz… até precisar de algo. Em seguida, use a função de pesquisa do seu cliente de e-mail para extrair mensagens da biblioteca do seu arquivo e obter as informações necessárias imediatamente.