Listas de tarefas podem ser uma bênção e uma maldição. Eles podem ajudá-lo a lembrar de tarefas importantes, colocando tudo o que você deseja realizar fora de seu cérebro e em um pedaço de papel, mas também podem ser lembretes intimidantes de tudo que você não começou ou não tem tempo para concluir.
Se sua lista de tarefas parece mais um inimigo do que uma ferramenta útil, você pode considerar redefinir suas expectativas não apenas sobre a lista, mas também para você. Essas dicas de especialistas para estruturar a lista de tarefas e reformular seu relacionamento com ela farão com que você se sinta produtivo em vez de sobrecarregado.
Comece bem no início - neste caso, isso inclui Onde você está fazendo suas listas. Talvez você seja uma pessoa planejadora. Talvez você prefira usar notas adesivas ou em um aplicativo como o Evernote. Se houver um determinado formato que realmente funciona com seu cérebro e estilo de vida, fique com ele. Não se sinta pressionado a comprar um bloco de notas especial ou baixar um aplicativo se não for sua praia.
“A ferramenta que você menos resiste é a ferramenta que você vai usar com mais frequência”, aconselha o especialista em produtividade Grace Marshall. “Se você sabe que não vai usá-lo, não vai te salvar.”
A boa notícia é que não existe uma “melhor” maneira de estruturar e organizar sua lista. Escritora e editora Jenée Desmond-Harris tuitar sobre sua estrutura de lista de tarefas se tornou viral por um bom motivo - foi um ótimo exemplo de como mudar a maneira como você organiza suas tarefas pode ajudá-lo a fazer as coisas e estabelecer limites no trabalho e em casa. “Comecei a dividir minha lista de tarefas em 1) coisas que tenho que fazer, 2) coisas que quero fazer e 3) coisas que outras pessoas querem que eu faça. Mudança de vida! Muitas vezes não chego a 3 e finalmente percebi omg, é isso que significa ter limites?!” ela twittou.
Para fazer sua lista de tarefas funcionar para ela, Desmond-Harris escreve tudo no Microsoft Word e os move até que a ordem faça sentido. “Percebi um tempo atrás que eu nunca terminei com a lista. Raramente chegava a um ponto à noite em que podia caminhar, malhar, ir à praia, ler um livro ou falar ao telefone com os entes queridos. […] Eu estava tipo, 'Eu claramente não sou a pessoa mais ocupada do mundo, então para onde está indo o meu tempo?'”, ela diz ao Apartment Therapy. “Quando prestei atenção, percebi que, depois de terminar o trabalho e as tarefas básicas da vida adulta (que chamo de ‘coisas que tenho que fazer’), estava ficando preso em coisas que outras pessoas queriam que eu fizesse.”
Enquanto ela gosta de ajudar outras pessoas com seus pedidos, ela percebeu que esses pedidos, além de outras tarefas ela “sentiu-se neutra sobre” estavam “entre mim e o tempo livre – tudo por causa do que os outros queriam”, ela disse. “Não é que eu tenha começado a dizer não a tudo nesta categoria, mas apenas coloquei esses itens no final da minha lista e, se eu não chegar a eles, tudo bem.”
Você também pode dividir sua lista em categorias como trabalho versus casa, ou “preciso fazer” versus “se eu tiver tempo para fazer”, para ajudá-lo a priorizar, dividir e conquistar. Se você gosta de marcar uma caixa, considere dividir as tarefas em “soluções rápidas” e “projetos mais longos” e faça as tarefas rápidas primeiro para obter um impulso de realização. Se você é uma pessoa visual, codificar por cores sua lista pode ser fundamental.
Especialista em gestão de tempo Laura Vanderkam recomenda fazer duas listas, incluindo um grande despejo de cérebro de tudo o que você deseja fazer e uma lista menor de cerca de cinco tarefas que você absolutamente realizará naquele dia. “Não é assim que a maioria das pessoas faz suas listas; eles fazem mais uma lista de desejos”, explica ela. “Isso não é útil, porque quando você coloca 30 itens em uma lista de tarefas diárias, você não fará todos os 30. Não há virtude em colocar algo em uma lista de tarefas e não fazê-lo.”
Em vez disso, Vanderkam aconselha pensar na lista diária menor como um contrato consigo mesmo. “Quando algo vai para a lista de tarefas de hoje, isso significa que você vai fazer isso hoje”, diz ela. “Se você fizer isso, você teve que realmente priorizar e pensar no que realmente precisa acontecer hoje … e você começa a se sentir muito melhor com sua lista de tarefas.”
Você não é sobre-humano. “Veja a lista de tarefas de hoje como o menu, não a refeição”, aconselha Marshall. “Você pode fazer um grande despejo de cérebro e colocar tudo o que precisa fazer em algum momento da sua lista, mas se você tentar trabalhar a partir disso, pode ser esmagador. Se você vê isso como um menu, você escolhe o que você tem para o que tem capacidade, assim como quando você entra em um restaurante.” Se você está lidando com um particular dia cheio de reuniões e não terá tempo para fazer o trabalho ininterrupto, não coloque pressão desnecessária sobre si mesmo para realizar qualquer coisa que não seja absolutamente urgente.
Marshall recomenda sentar e revisar suas listas de tarefas semanalmente. "Uma vez por semana é um bom cheque", diz ela. “Isso ajuda você a ver padrões e a pensar e planejar com antecedência.” Enquanto ela usa sua tarefa lista todos os dias, ela “examina o horizonte” semanalmente para ver o que está por vir e onde ela pode otimizar Tempo.
Mesmo os melhores planos podem dar errado, e a vida acontece. Depois de encontrar um fluxo de lista de tarefas que funcione para você, você pode descobrir que está mais confortável movendo tarefas ou admitindo que algo não será feito naquele dia. “Você começará a se sentir mais confiante em atribuir coisas para dias diferentes”, compartilha Vanderkam. “Você pode dizer: 'Sim, eu preciso escrever este memorando, e ele não cabe hoje, mas se eu souber, se eu colocá-lo na lista para quarta-feira, será feito.'” Você não está colocando alguma coisa até amanhã; você está dando à tarefa o tempo e o espaço que ela merece para um trabalho bem feito.
Kara Nesvig
Contribuinte
Kara Nesvig cresceu em uma fazenda de beterraba sacarina na zona rural de Dakota do Norte e fez sua primeira entrevista profissional com Steven Tyler aos 14 anos. Ela escreveu para publicações como Teen Vogue, Allure e Wit & Delight. Ela mora em uma adorável casa dos anos 1920 em St. Paul com seu marido, seu Cavalier King Charles Spaniel Dandelion e muitos, muitos pares de sapatos. Kara é uma leitora voraz, superfã e redatora de Britney Spears – nessa ordem.