O Google oferece uma caixa de ferramentas aparentemente interminável de ferramentas de produtividade e, graças ao Google Agenda, consegui ajustar meus hábitos de programação e produtividade. O calendário existe há anos, mas fiquei surpreso com a quantidade de pessoas que não o utilizam em todo o seu potencial. Agora uso o Google Agenda para organizar minha vida profissional e social, além de ser uma ferramenta para me manter organizado nas postagens e agendamentos do blog. Aqui estão algumas dicas que aprendi ao longo do caminho ...
Começando: Assim como o Google Reader, qualquer pessoa com uma conta do Gmail tem acesso automaticamente para criar e usar seu próprio Google Agenda. Clique na guia Calendário no menu superior esquerdo para acessar o Gmail.
Agendar Reuniões / Eventos: Existem três maneiras de criar um evento. Para reuniões de trabalho, acho melhor clicar no botão "Criar evento" para detalhar detalhadamente a reunião com a hora exata, data, local e todos os participantes.
O "Quick Add" permite que você nomeie seu evento primeiro e depois o leva diretamente para a mesma página detalhada que "Create Event". Gosto de usar o Quick Add ao planejar tópicos sobre os quais vou escrever para o mês. Para lembretes que não exigem convites ou horários específicos, clico no quadrado do calendário (geralmente gosto de ver minha agenda na visualização mensal) e digite rapidamente um lembrete para esse dia, como uma nota para ligar para alguém ou quando uma confirmação de presença de um evento abre.
Organize a vida social: Se seus amigos estão dispostos a compartilhar calendários, essa é uma das melhores ferramentas para agendar hangouts para bebidas, noites de jogos, esportes ou qualquer coisa que você queira fazer dentro e em grupo. Como nem sempre podemos manter contato com os amigos durante a semana, poder ver a disponibilidade um do outro torna muito mais fácil escolher um horário em que todos possam se reunir.
Adicionando calendários: No meu escritório, o Gmail é nosso servidor de e-mail principal. Por isso, era simples adicionar todos os meus colegas calendários para verificar facilmente a disponibilidade de todos quando se trata de agendar reuniões ou brainstorms. Se todos os seus colegas de trabalho e amigos usam o Gmail como o meu, é fácil adicionar calendários de todos. Basta digitar o email e aguardar a aceitação.
Coordenação de cores: Adoro a coordenação de cores, e o mesmo se aplica aos marcadores do Gmail para marcar e acessar calendários de outras pessoas no Google Agenda. Você pode visualizar seu próprio calendário o tempo todo e clicar no calendário de qualquer outra pessoa em sua lista para ver quando eles estão disponíveis. As cores que você atribui a cada calendário tornam mais fácil discernir planos de diferentes aspectos da sua vida.
Planejar com antecedência: A coordenação de cores também é útil quando se trata de planejar tarefas no prazo. Gosto de rotular minhas tarefas, começando de uma variedade de tons de cores quentes a frias, dependendo da urgência. Dessa forma, posso ver quais tarefas precisam ser feitas imediatamente e quais tenho mais tempo para planejar, o que faz uma enorme diferença quando o trabalho começa a se acumular.